Cửa hàng tạp hóa ở nông thôn thường bán cà phê, hạt tiêu theo cân hoặc gói nhỏ cho bà con trong xóm. Bài viết trình bày cách chủ cửa hàng tính vốn nằm trong tồn kho, chọn thời điểm nhập theo diễn biến giá và ghi sổ nhập xuất để vốn quay vòng đều đặn.
1. Tính phần vốn đang nằm trong tồn kho cà phê và hạt tiêu
Với một cửa hàng tạp hóa do một người hoặc một gia đình quản lý, vốn lưu động thường không lớn và được chia cho hàng trăm mặt hàng. Cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng nông sản có giá trị trên mỗi ki-lô-gam cao hơn nhiều so với hàng tiêu dùng thông thường, nên chỉ cần nhập nhiều hơn nhu cầu một chút là phần vốn bị giữ lại đã tăng rõ.
Cách đơn giản để biết vốn tồn kho là kiểm kê định kỳ, chẳng hạn mỗi tuần một lần, rồi nhân số lượng còn lại với giá nhập của lô tương ứng. Khi nhập nhiều lô với giá khác nhau, chủ cửa hàng nên ghi riêng từng lô và bán lô nhập trước ra trước, vừa giữ chất lượng hàng vừa tính đúng giá vốn.
Hạt tiêu là mặt hàng có giá thay đổi theo mùa thu hoạch, nhu cầu xuất khẩu và tỷ giá. Theo dõi giá tiêu hôm nay giúp chủ cửa hàng đánh giá lại giá trị lô hàng đang tồn: khi giá thị trường giảm, lô nhập giá cao cần được bán dần với biên lợi nhuận thấp hơn, còn khi giá tăng, chủ cửa hàng có cơ sở điều chỉnh giá bán cho các lô nhập sau.
Kiểm kê tồn kho mỗi tuần giúp chủ cửa hàng biết chính xác phần vốn đang nằm trong hàng hóa.
2. Chọn thời điểm nhập hàng theo diễn biến giá trong nước và quốc tế
Thời điểm nhập ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn. Giá cà phê nhân trong nước chịu tác động lớn từ giá giao dịch trên các sàn hàng hóa quốc tế, vì phần lớn sản lượng được xuất khẩu. Thương lái và đại lý thường lấy các mức giá này làm tham chiếu khi chào giá cho cửa hàng bán lẻ.
Chủ tạp hóa không cần phân tích sâu thị trường, nhưng việc xem giá cà phê trực tuyến sàn Luân Đôn New York vài lần mỗi tuần giúp nhận biết xu hướng chung. Sàn Luân Đôn chủ yếu phản ánh giá cà phê Robusta, loại được trồng nhiều ở Việt Nam, còn sàn New York phản ánh giá Arabica. Khi giá tham chiếu tăng liên tục trong nhiều phiên, giá chào của đại lý thường điều chỉnh theo sau một khoảng thời gian ngắn.
Dựa trên xu hướng này, chủ cửa hàng có thể chia lượng nhập thành nhiều đợt nhỏ thay vì nhập một lần cho cả tháng. Ví dụ, nếu mỗi tháng bán được khoảng hai mươi ki-lô-gam cà phê, cửa hàng có thể nhập mười ki-lô-gam ở đầu tháng, phần còn lại quyết định vào giữa tháng tùy diễn biến giá. Cách chia đợt giúp giá vốn bình quân ít bị lệch so với mặt bằng giá chung.
Cũng cần tính đến sức mua của khách trong vùng. Vào mùa thu hoạch, khi bà con có thu nhập, lượng bán thường tăng; trong giai đoạn giáp hạt, lượng bán chậm lại. Lịch nhập hàng nên bám theo nhịp mua sắm này để tránh tồn kho kéo dài.
Giá tham chiếu quốc tế giúp chủ cửa hàng dự đoán xu hướng giá nhập cà phê trong các tuần tới.
3. Ghi sổ nhập xuất và theo dõi vòng quay vốn
Sổ nhập xuất là công cụ giúp chủ cửa hàng biết mỗi đồng vốn bỏ vào cà phê và hạt tiêu quay về sau bao lâu. Sổ nên có các cột: ngày nhập, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp, và ở phần bán ra ghi số lượng bán theo ngày hoặc theo tuần. Với hàng bán theo cân, chủ cửa hàng có thể cộng tổng cuối ngày thay vì ghi từng lượt khách.
Từ sổ này, chủ cửa hàng tính được số ngày trung bình để bán hết một lô. Nếu hạt tiêu mất gấp đôi thời gian so với cà phê mới bán hết, lượng nhập mỗi lần của hạt tiêu nên giảm bớt. Phần vốn được giải phóng có thể dùng cho mặt hàng bán nhanh hơn, giúp tổng doanh thu tăng mà không cần thêm vốn.
Thanh toán cho đại lý bằng chuyển khoản giúp lưu lại lịch sử giá nhập theo từng lần, thuận tiện khi đối chiếu cuối tháng. Đồng thời, việc nhận tiền của khách qua mã QR cũng giúp tách doanh thu bán hàng khỏi tiền chi tiêu gia đình, để chủ cửa hàng biết rõ lãi thực của từng nhóm hàng.
Cuối mỗi tháng, chủ cửa hàng so sánh giá vốn bình quân với giá bán bình quân của cà phê và hạt tiêu. Nếu biên lợi nhuận thu hẹp liên tục, đó là tín hiệu cần xem lại thời điểm nhập, nhà cung cấp hoặc mức giá bán lẻ.
Với cửa hàng tạp hóa nông thôn, cà phê và hạt tiêu tuy chỉ là vài mặt hàng nhưng giữ phần vốn không nhỏ. Kiểm kê tồn kho định kỳ, chia đợt nhập theo diễn biến giá và ghi sổ nhập xuất đều đặn giúp chủ cửa hàng giữ vốn quay vòng ổn định qua các mùa trong năm.
